Recrutement d’une Assistante de Direction

négociable Expires in 12 mois

JOB DETAIL

Poste proposé : Assistante de DirectionResponsabilité Principale : » Assiste un ou plusieurs responsables (cadre dirigeant,
directeur,…) afin d’optimiser la gestion de leur activité (gestion de planning, organisation
de déplacements, communication, préparation de réunions, accueil,…) organise et
coordonne les informations internes et externes parfois confidentielles, liées au
fonctionnement de la structure.

Missions:
Ø L’assistante exécute des actes administratifs et de gestion courante
Ø Elle accueille, traite et facilite la circulation de l’information nécessaire au fonctionnement de la Direction générale des Services.
Ø Elle informe et oriente dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes
Ø Elle prend en charge ; en lien avec la direction, l’organisation matérielle et logistique des réunions
Activités Principales :
Ø Gestion de l’agent du DG et des Directeurs
Ø Accueillir, informer et orienter les personnels et les usagers de l’établissement
Ø Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes
Ø Gestion du courrier en liaison avec l’Assistante de Direction
Ø Assurer la prise de rendez-vous
Ø Saisir et mettre en forme les documents divers (courriers, mails, rapports…), les reproduire et les diffuser et ou scanner
Ø Gérer les agendas électroniques et contrôler les échéances
Ø Suivre la circulation des parapheurs
Ø Constitution et préparation de dossiers
Ø Répondre aux demandes d’informations des autres services et de l’extérieur
Ø Sélectionner et diffuser les informations en interne et en externe
Ø Organiser les réunions et leurs logistiques, rédiger les relevés de décisions
Ø Instruire des dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière
Ø Saisir et mettre à jour les bases des données utilisées au sein de l’entreprise (annuaires et organigramme institutionnel)
Ø Traiter le courrier postal et électronique ainsi que les appels téléphoniques
Ø Assurer le lien avec la Direction
Ø Réalisation de mailing
Ø Assurer la gestion des demandes de réservation des salles
Ø Classer et archiver (papier et numérique) les documents et informations
Ø Appui ponctuel aux chargés de missions de la Direction
Ø Veiller à la sécurisation des fonds mis à disposition
Ø Suivi des demandes de paiement en indiquant le sommaire des dépenses par le numéro de budget
Ø Faire parvenir le rapport journalier et hebdomadaire des encaissements et décaissements au niveau de la caisse
Ø Veiller au réapprovisionnement de la petite caisse
Ø Suivi des activités du comité HSE

Profil recherché pour le poste : Assistante de DirectionConnaissance & Compétences
· Connaissance de l’organisation générale et du fonctionnement de l’établissement
· Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
· Bonnes capacités rédactionnelles
· Très bonne maitrise des techniques bureautiques
· Excellente expression orale et rédactionnelle
· Maitrise des outils de bureautiques (Word, Excel, power point …)
· Utilisation des modes de communication (téléphone ; fax ; messagerie ; agenda
électronique…)
· Analyse et gestion des demandes d’information
· Capacité d’organisation, polyvalence
· Aptitude à travailler en équipe ; discrétion
· Maitrise de la communication en anglais obligatoire

Comportement :
· Discrétion, sens de la confidentialité
· Bon relationnel, bonne présentation
· Forte capacité d’organisation, rigueur et méthode
· Bonne capacité de résistance au stress

Critères de l’annonce pour le poste : Assistante de Direction
Métier :
Management, direction générale
RH, formation
Secretariat, assistanat
Secteur d´activité :
Equip. électriques, électroniques, optiques, précision
Equipements mécaniques, machines
Manutention
Métallurgie, sidérurgie
Secrétariat
Type de contrat :
CDI – CDD
Région :
Conakry
Ville : Conakry
Niveau d’expérience :
Expérience entre 2 ans et 5 ans
Niveau d’études :
Bac+3
Langues exigées :
AnglaisMaternelle

Postulé: https://www.emploiguinee.com